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(2007年12月14日 / 相談担当 )

TVACレポート

11月のききマネ・カフェ・レポート
「発送の極意」とは!?

キーワード
事務作業 、 NPO運営 、 発送 、 ききマネ

画像作業しながらのおしゃべりも発送作業の醍醐味。お茶やお菓子も用意しておこう。

毎月1回、TVACで開かれている小さな交流会「ききマネ・カフェ」をご存知でしょうか。


これは、「ほかの団体はどうしてるの?」「ほかの団体のスタッフと話したい」というNPO/NGOワーカーの声からうまれた交流会です。NPO/NGOの日常業務にまつわるお悩みやコツを持ち寄り、聞き合う会で、毎回4〜10名程度の参加者が集まり、わいわい話し合っています。


去る11月13日(火)には、「発送作業」をテーマに、実際に会報誌の発送作業をしながら、その「極意」を探りました。会場には全国青年環境連盟(通称:エコ・リーグ http://portal.eco-2000.net/)の事務局をお借りしました。


当日は、環境系・国際協力系・在宅福祉系など、合計8名のNPO/NGOワーカーが参加。

2チームに分かれて、エコ・リーグの会報誌発送のための宛名シール張り、封入物のセット、糊付けを行い、そのスピードと完成度の高さを競いました。

さすが、発送のセミプロともいえるNPO/NGOワーカーだけに、あっという間に完成物が積み上がっていきます!


画像封筒はまとめて一気に糊付けするのがお約束。糊付け前に糊しろを折っておくのがコツです。

作業がひと段落したところで、工夫したポイントや「極意」を出し合いました。たとえば、こんな「極意」が出されました。

はじめに手順を確認しておく

作業スペースを充分に確保する

役割分担をする

指サックの準備や糊の質など道具も重要

宛名シールはまとめてはがす・・等々。


また、読んでもらうための工夫や、封筒を開けてもらうためのひと手間についても話し合ったところ、こんなアイデアが出てきました。

封筒に手書きでメッセージを書く

封筒の余白に内容物やイベントの告知を印刷する

封筒を透明にする

会報の作成や発送作業に参加した人の名前を書く


画像封筒の余白はもったいない!ここにもメッセージを印刷するといいかも。

そのほかにも、コストダウンのための工夫や業者さんの情報、封入物を上手に印刷するコツや、会報誌のつくり方など、発送を巡る話題は尽きることがありません。


さらには、発送作業をする「人」についても話し合いました。単純で地味ともいえる仕事だけに、「ボランティア募集がしにくい」、「なかなかボランティアが集まらない」といった悩みもあるようです。


このお悩みについては、「発送はスタッフや昔のメンバーと出会え交流できる場」、「お茶の時間などを設けて楽しく」、「完成物が目に見えて達成感があるので実は楽しい仕事である」、「発送作業だけやる常連ボランティアがいる」、「きちんと毎回ボランティア募集をする」等の意見が出ました。


発送の「極意」はスピードや技だけではなく、どうボランティアに楽しく参加してもらうのか、いかに発送物を読んでもらうかというところにもあるようです。

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